Al jaren discussiëren financials over de voor- en nadelen van Zero Based Budgeting en incrementeel begroten. Met name in complexe omgevingen is Zero Based Budgeting duidelijk te prefereren boven incrementeel begroten.
Incrementeel begroten of Zero based budgeting?
Complexe organisaties kenmerken zich door een grote verscheidenheid aan diensten, contracten en hoge volumes externe inhuur. IT-organisaties worden als dienstverleningsorganisatie veelal gekenmerkt door een dergelijk complexe structuur.
Als adviseur binnen (semi)-overheidsorganisaties hebben we de nadelen van de incrementeel begroten nadrukkelijk gezien. Jaarlijks oplopende budgetten zonder dat duidelijk is waarom additioneel budget nodig is. Ook commerciële bedrijven die incrementeel begroten ondervinden dezelfde nadelen. Toch biedt het klassieke Zero Based Budgeting nog onvoldoende inzicht om echt goed te kunnen sturen. Er moet nog een tandje bij. Dit noemen wij Zero Service Based Budgeting (ZSBB)
Een tandje bijschaken: Zero service based budgeting
Het is een bekend gegeven dat het klassieke Zero Based Budgeting meer tijd en energie kost dan incrementeel budgetteren. Waarom er dan nog een tandje bijschakelen? Met een geringe additionele inspanning kan er een begroting worden opgesteld dat aanzienlijk meer stuurinformatie voor het management biedt. Het kenmerk van ZSBB is dat de organisatie haar activiteiten en diensten (kostendragers) identificeert. Hierop worden de personeelsinzet, contracten en investeringen begroot. Een IT-organisatie maakt op deze wijze de kosten van applicaties en/of ITIL-processen inzichtelijk. Hierdoor verbetert de beheersbaarheid. Per definitie is dit proces de eerste keer tijdrovend, maar de praktijk laat zien dat dit de inspanning waard is.
Wat zijn de opbrengsten van een Zero service based budget?
ZSBB heeft een aantal voordelen:
- Het zorgt voor betere analyses, betere beslissingen en betere inzet van beschikbare middelen. Managers en business controllers ontwikkelen cijfermatige kennis en inzicht in diensten, processen en/of activiteiten.
- In combinatie met goed contractmanagement levert ZSBB noodzakelijke informatie voor outsourcing. Door inzicht in activiteiten, volumes en kosten kan er aanzienlijk worden bespaard.
- Benchmarken wordt eenvoudiger. Door activiteiten en diensten slim te laten aansluiten bij de benchmark buckets wordt de doorlooptijd van een benchmark aanzienlijk verkort.
- Het maakt Agile teams financieel inzichtelijk. Het koppelen van kosten aan output geeft meer inzicht in de opbrengsten van de agile teams.
- Het is een randvoorwaarde voor goede performance dashboards en performance dialogen.
- Het legt de basis voor een rolling forecast. De kennis van de begroting wordt in een continu proces gegoten waardoor het begrotingsproces als zodanig overbodig wordt.
Purple Bridge is gespecialiseerd in IT Finance en begeleiding van ZSBB-trajecten. We overbruggen de verschillen tussen Finance en IT door middel van performance dashboards en dialogen.
Mocht je op basis van deze blog van gedachten willen wisselen met één van onze consultants, neem dan gerust contact op met de auteur van dit artikel.
