Het kopen van een auto of een huis is een lastige opgave. Je koopt immers niet elke dag een andere auto of een nieuw huis. Wat heb je eigenlijk precies nodig om te zorgen dat je weer jaren vooruit kan met je nieuwe aankoop? Wat is het aanbod en wat zijn eerlijke prijzen? En hoe kun je beoordelen of de aankoop geen verborgen gebreken heeft? Hoe voorkom je dat je in je enthousiasme blind wordt door verliefdheid?
Voor veel organisaties is de aanschaf van software vergelijkbaar met de aanschaf van een auto of een huis in je privé situatie. Het is een grote aanschaf die de organisatie niet zo vaak maakt. Het is lastig om te bepalen wat je op dit moment nodig hebt, laat staan om de komende jaren weer vooruit te kunnen. Welke software producten zijn geschikt ter ondersteuning van de behoefte die de organisatie heeft? Wat zijn de leveranciers in de markt en hoe beoordeel je hun aanbod? Kun je de accountmanager van de leverancier vertrouwen als deze belooft dat alles mogelijk is? En wat zijn de kosten, niet alleen van de software, maar ook om de software goed te integreren in het bestaande IT landschap en te onderhouden gedurende de verdere levensloop? Hoe voorkom je dat je in je enthousiasme blind wordt door verliefdheid of juist door het grote aanbod door de bomen het bos niet meer ziet?
Wat zou het handig zijn als er iemand is die je kan helpen met het maken van de juiste keuzes, passend bij de behoefte van de organisatie en de beschikbare middelen. Een coach die je als organisatie helpt om de juiste keuzes te maken. Maar waar vind je zo’n coach? Je zou hem in dit geval een ‘software’ coach kunnen noemen. En hoe weet je zeker dat de software coach niet een ‘verkoper’ is die belang heeft bij de keuze voor een bepaald software product?
De logica voor het inschakelen van iemand met verstand van zaken is evident. Iemand die de markt kent en verstand heeft van een bepaalde categorie software. Iemand die weet wat de markt op dit moment aan oplossingen biedt en welke ontwikkelingen er in de nabije toekomst aankomen. Iemand die uw organisatie uitdaagt om na te denken over hoe de processen er in de toekomst uit kunnen zien en die niet klakkeloos de huidige procesinrichting leidend maakt. Iemand die voorkomt dat de selectie verzandt in details door hoofd- en bijzaken goed uit elkaar te houden.
Dit is kennis en ervaring die organisaties vaak zelf in huis hebben voor hun primaire processen, maar niet voor de ondersteunende processen, de bedrijfsondersteuning. Juist voor de selectie van software voor de bedrijfsondersteunende functies kan goed gebruik gemaakt worden van standaard software pakketten die specifiek ingericht worden passend bij de wensen van de organisatie.
Het is niet voor niets dat in de taxonomie van Technology Business Management (TBM) de zogenaamde ‘shared & corporate services’ zo gedetailleerd zijn uitgewerkt. Dit betreffen namelijk bedrijfsondersteunende functies die bijna alle organisaties als staffunctie hebben ingericht zoals ‘finance’, ‘workforce’, ‘property & facility’ en ‘vendor & procurement’.
Juist voor deze bedrijfsondersteunende processen is het verstandig om een software coach aan te stellen die het hele aankoopproces begeleidt, zowel de behoeftebepaling (requirements), de marktverkenning, de eventuele (Europese) aanbesteding, de implementatie en de overdracht naar de reguliere beheerfase. Hiermee wordt het afbreukrisico op een mislukking aanzienlijk ingeperkt en de kans op een succesvolle software implementatie vergroot.
Maar hoe vind je zo’n software coach?
Wij van WC eend…. Nee dat zou flauw zijn!
Ons advies: benader een adviesorganisatie die zich bezig houdt met de specifieke bedrijfsondersteunende processen waar de organisatie een software product voor zoekt. Bij voorkeur geen IT adviesorganisatie die zich met één specifieke oplossing bezig houdt, tenzij al duidelijk is dat de gewenste oplossing uit dat specifieke software huis moet komen.
Er zijn in de markt genoeg kleine en middelgrote adviesorganisaties die zich specifiek bezighouden met ‘finance’, ‘workforce’, ‘property & facility’ of ‘vendor & procurement’. Soms zelfs specifiek voor een bepaalde sector. Benader de betreffende organisatie met de vraag of zij een geschikte ‘coach’ in huis hebben om het aankoopproces van bedrijfsondersteunende software te begeleiden.
Voor de processen in het ‘finance’ en ‘data’ domein kan Purple Bridge deze functie voor u vervullen. Denk daarbij aan ‘Planning & Management Accounting’ en ‘Data Analytics & Visualizations’, maar ook aan ‘General Accounting & Reporting’, ‘Project Accounting’ en ‘Data management / Data Warehouse’. Voor een zorginstelling hebben we ook al eens een selectie begeleid voor ‘property & facility’ en voor ‘vendor & procurement’.
We hebben een aantal mooie klantcases als referentie en kunnen een passende aanpak voorstellen. Neem gerust contact op met de auteur van dit artikel.
