De GGZ instelling Emergis in Goes is sinds vorig jaar klant van Purple Bridge. Als onderdeel van de transformatie van de financiële functie, gaf Emergis de opdracht om alle processen rondom het maandafsluitingsproces in kaart te brengen met verbetervoorstellen om te komen tot maandelijkse betrouwbare financiële cijfers.
Vanuit Purple Bridge stelde collega Christiaan Boiten in 2019 een verbeterplan op en een accounting manual. Stapsgewijs is collega Marcel Methorst sinds begin dit jaar bezig om het procesmatig werken binnen de afdeling vorm te geven en om inhoudelijke verbeteringen in de deelprocessen en onderliggende systemen door te voeren.
De kern van de verbeterplannen komt neer op een dagboekinrichting die aansluit bij de inrichting van de verschillende intracomptabele en extracomptabele sub-administraties. Door in de maandafsluiting de aansluiting en validatie van de boekingen te documenteren en vast te leggen in Eqili wordt een robuust proces bereikt dat uiteindelijk eenvoudiger te auditen is als onderdeel van de controle op de jaarrekening.
Eén van de deelprocessen die nu gereed is gemeld, betreft het geautomatiseerd boeken van de zorgdeclaraties in de financiële administratie voor zowel financial accounting als management accounting doeleinden. Marcel Methorst vertelt:
“Het elektronisch patiënten dossier (EPD) is een belangrijke bron van informatie voor de zorg, en tegelijk ook de ruggengraat voor het declaratieproces naar de zorgverzekeraars. Zoals bij veel zorginstellingen is de financiële afhandeling nog omgeven met veel handmatige stappen. Met een multidisciplinair team, met collega’s vanuit zorgcontrol, financial control en informatie management hebben we het ontwerp en de inrichting van een geautomatiseerde verwerking in de debiteurenadministratie vormgegeven. Hierdoor staat er nu een efficiënter en beter beheersbaar proces”
De kennis en ervaring rondom het slimmer inrichten van de deelprocessen rondom de maandafsluiting zijn ook nuttig voor andere zorginstellingen. Er kan veel tijd bespaard worden door slimme automatisering, tijd die kan worden ingezet voor het leveren van echte waarde voor de organisatie.
Wilt u naar aanleiding van dit project doorpraten over de rol die Purple Bridge in uw organisatie kan vervullen om uw visie op besturing vorm te geven, neem dan gerust contact op met Marcel Methorst.
