In mijn eerste artikel ‘Praktijkverhalen van een adviseur’ heb ik de wondere wereld van Dikkie Dik – de rode kater die nieuwsgierig de wereld verkent – gebruikt om de verbinding met het werk van de adviseur te maken. De ogenschijnlijk ongestructureerde werkelijkheid die gesymboliseerd werd door allemaal beestjes.
Als adviseur kom je zelden bij klanten waar alles keurig op orde is. Vaak ontbreekt de goede samenhang en structuur en is het een vorm van ‘chaos’. Daar kun je de beestjes dus in figuurlijke zin terugzien in ongestructureerde processen en informatie of een informatielandschap dat versnipperd is.
Dat geldt dan zowel voor de inrichting van de systemen, van de processen, maar ook voor de inrichting van de informatievoorziening als zodanig. Immers, het wordt lastig om gestructureerd in de informatiebehoefte te voorzien als de onderliggende lagen van processen en systemen niet op orde zijn of de uitvoering in de organisatie niet logisch is belegd.
Toch wordt ik er wel blij van als we dit soort situaties bij klanten aantreffen. Ik vind het mooi werk om een klant te helpen met het structureren en goed organiseren van de processen en systemen. Maar hoe pak je dat dan aan? Met die beestjes als metafoor, denk je misschien aan bestrijden met een spuitbus, of aan het verplaatsen van de stenen waar ze onder kruipen, zodat alle beestjes verspreid worden. Maar de spuitbus werkt als een botte bijl, het lost het onderliggende structuurprobleem niet op. Ik zoek liever naar een duurzame oplossing en inrichting. Een oplossing die langer meegaat, een basis om op te bouwen voor de midden-lange-termijn.
Vijf praktijktips
Een paar praktijktips die helpen om informatievraagstukken duurzaam aan te pakken.
A. Think big. Start vanuit een denkraam
Adviseurs gebruiken graag denkramen of modellen die de werkelijkheid beschrijven. Dat is niet voor niets, omdat het helpt de werkelijkheid te structureren en daarbij niet te veel over het hoofd te zien. Er zijn veel bestaande denkramen die je kunnen helpen en die goed beschikbaar zijn via internet. Een voorbeeld denkraam dat we regelmatig in de zorgsector gebruiken is het referentiedomeinmodel van Nictiz, een denkraam voor mensen die met informatievoorziening binnen de zorgsector bezig zijn.
B. Keep calm and stay focussed
Ooit een uitspraak van Winston Churchill in oorlogstijd. Maar de quote is in zijn diverse verschijningvorm eigenlijk op veel terreinen toepasbaar.
Als je onder de indruk bent van de omvang van het probleem dat je moet aanpakken, bedenk dan dat deze situatie ook niet over één nacht is ontstaan, dus waarschijnlijk ook niet over één nacht op te lossen is. ‘Keep calm’ dus.
De focus helpt vervolgens om ergens te komen. Wat je wil uiteindelijke bereiken en wordt je haalbare doelstelling waar je op focust?
C. Chunk, verdeel het werk in behapbare brokken
Als je vanuit een denkraam werkt aan het structureren van de werkelijkheid en je bent onder de indruk van wat er moet gebeuren, je hebt een doel vastgesteld, je hebt focus. Ben je er dan? Natuurlijk niet. Je begint pas!
In de klassieke wereld van watervalprojecten was er één groot moment waarop alles live ging. Meestal is dat niet nodig en kun je het werk verdelen door behapbare brokken, ‘werkpakketten’ te maken, die een concreet resultaat opleveren. In de wereld van het ‘agile’ denken worden dat een minimum viable product (MVP) genoemd. Een werkpakket dat direct waarde oplevert voor de organisatie en zelfstandig in gebruik genomen kan worden. En zelfs in een klassiek waterval project werkt het om het werk in brokken te verdelen en te zorgen dat die brokken afzonderlijk goed genoeg zijn om waarde voor de organisatie te leveren.
D. Quick wins op basis van waarde prioriteren
Op dit moment in het verhaal, sta je te popelen om te beginnen. Herkenbaar? Natuurlijk zijn er altijd voorbeelden van verbeteringen die snel doorgevoerd kunnen worden, de zogenaamde ‘quick wins’ door sommigen liefkozend ‘laaghangend fruit’ genoemd. Binnen het kader van de behapbare brokken zouden deze ‘quick wins’ gewoon benoemd moeten worden en op waarde geschat. Grote kans dat de ‘quick wins’ als ze in lijn zijn met het gekozen denkraam en passen bij het gekozen doel als eerste brokken werk geprioriteerd worden. Maar zogenaamde ‘quick wins’ die niet passen binnen het denkraam en de doelstelling kunnen beter niet uitgevoerd worden.
E. Peel, eerst afpellen
Maar – zul je zeggen – dit klinkt allemaal te simpel, té recht toe recht aan. Alsof elk vraagstuk zich eenvoudig op abstract niveau laat begrijpen. Je hebt gelijk. Tijd voor een reality check dus. De bestaande situatie is zoals hij is. Die is gedurende jaren zo gegroeid. Als je de mogelijkheid had om het compleet vanaf de bodem opnieuw op te kunnen bouwen, dan zou je wellicht andere keuzes maken, maar dat is niet altijd realistisch. Hoe doorgrond je de huidige situatie, zodat je specifieke brokken werk kunt benoemen.
En dan moet er natuurlijk wel echt werk verzet worden. Dit is het moment om de diepte in te gaan. Meer de details in dus. Het helpt om ook daar een metafoor te gebruiken, een ui. Die kennen we in verschillende vormen, kleuren, geuren en maten. Maar wat we volgens mij allemaal weten, is dat een ui – hoe divers ook- heel mooi af te pellen is.
Doe dat ook met het probleem dat je aanpakt. Langzaam afpellen, zodat de pijnpunten in detail zichtbaar worden en kunnen worden aangepakt.
Praktisch betekent het bijvoorbeeld dat je een deelproces helemaal uittekent, met de verschillende processtappen, de functies in de organisatie die een rol hebben in het proces en de informatie-objecten die nodig zijn om het proces te kunnen uitvoeren en het systeem waarin deze informatie vastgelegd wordt. Noeste arbeid die ervoor zorgt dat zichtbaar wordt waar de verbeteringen doorgevoerd moeten worden: op het niveau van proces, systeem of organisatie. Of op een combinatie ervan natuurlijk.
Een praktijkvoorbeeld
Een concreet voorbeeld gaat altijd helpen. Wij komen graag onze klant helpen en daarbij profileren onszelf als functioneel projectleider. Dat houdt in, dat we zowel de (project)lijntjes en budgetten kunnen bewaken, maar ook de inhoudelijke discussie kunnen vormgeven en sturen. We zijn gevraagd om een implementatie van financieel-administratieve software te begeleiden.
Het huidige pakket en de inrichting van de structuren eromheen kan worden geduid als ‘georganiseerde’ chaos, zoals hierboven beschreven. Friemelbeestjes dus.
We hadden ervoor kunnen kiezen om de spuitbus te hanteren en schoon schip te maken. Technisch zou een implementatie van een financieel pakket niet te ingewikkeld moeten zijn. Stamdata grootboek, simpel schema opbrengsten- en kostenrekeningen. Verdichtingsstructuren, logisch te gebruiken voor standaard management- of jaarrekeningrapportage. Crediteurenstamdata, naam-adres-woonplaats en een nummer. Idem voor de debiteuren. Banken koppelen en dan zijn we er wel.
Nee dus! We kiezen er niet voor om de in het verleden ontstane ‘chaos’ ook mee te nemen naar de toekomst. We kiezen voor duurzame oplossingen! Daar wordt een klant langdurig blij van!
Maar dus eerst: rustig blijven, opbreken en afpellen. Dat kost misschien wel extra tijd, maar vooral bedoeld om daarmee de structuren voor de toekomst gedegen neer te zetten. Dat betekent dus, dat we soms even door het gehele grootboekrekeningschema moeten lopen en moeten besluiten welke we écht nodig hebben en welke niet. Dat betekent, dat we rapportage- en datastructuren moeten willen aanpassen. Dat betekent, dat we de stamdata van crediteuren en debiteuren moeten screenen. Het ‘oude spul’ mag eruit. De beestjes ruimen we op. De uien pellen we af en bouwen weer opnieuw op.
Maar als we dan focus houden, wát we willen bereiken en waarom we dat doen, dan zal het uiteindelijk zeker een succes worden! En dat wordt ‘t!
