Het lijkt momenteel wel of outsourcing de heilige graal van iedere slecht draaiende de IT organisatie is. Sites voor vakgenoten zoals Techtarget en InfoQ staan vol met artikelen over “As A Service”. Er zijn zelfs grote serviceproviders die aanbieden om de regie over de sourcing en de gesourcete activiteiten over te nemen. Maar zoals zo vaak is de heilige graal onvindbaar en zie je dat bedrijven continu andere afwegingen maken tussen outsourcing en insourcing. Er zijn echter wel handvatten om de juiste keuze te maken.
Het sourcing keuze-model
Wat te doen met sourcing is afhankelijk van het soort product of dienst. De te sourcen dienst kan op een aantal elementen worden gescoord om de goede afweging te maken. De wijze van outsourcing bepaalt ook de mate van regie die je als organisatie zelf moet leveren. De gouden regel van sourcing is immers: de kwaliteit van de geleverde dienst = de kwaliteit van de geleverde regie. Het onderstaande schema laat zien welk afwegingen te maken bij het bepalen van de wijze van outsourcen en de te leveren regie.
In grote lijnen zijn er vier categorieën aanwezig om de mate van sourcing te bepalen. Dit varieert van het volledig verantwoordelijk maken van de leverancier voor de uitvoering van de dienst: “Koop dienst”, tot het volledig in eigen hand houden: “Koop kennis”, waarbij hooguit specialistische kennis wordt ingekocht om het eigen competitieve voordeel uit te bouwen. Daartussen liggen nog een tweetal andere categorieën waarbij er sprake is van een bepaalde mate van samenwerking en waardoor de regie-component een belangrijkere rol speelt.
Hoe maak je nu de juiste keuze?
Bij het maken van de goede afwegingen kunnen een aantal selectiecriteria worden gebruikt. Een multidisciplinair team kan deze criteria het best afwegen. Dit kan eenvoudigweg door te scoren.
Multidisciplinair team
Het multidisciplinaire team bevat naast inkoop tenminste specialisten uit het primaire proces, contractmanagement, enterprise architectuur en business control. Eventueel aangevuld met thema deskundigen. Door het samenbrengen van verschillende vakgebieden stijgt de kwaliteit van de besluitvorming en wordt voorkomen dat persoonlijke belangen een doorslaggevende rol kunnen spelen. Bij het ontstaan van grote afwijkingen in scores binnen een deelgebied – uitbijters – dient er even een pas op de plaats te worden gemaakt. Dit is namelijk een indicatie van fundamenteel afwijkende opvattingen of inzichten. Het afsluiten van een contract onder deze omstandigheden is vrijwel zeker gedoemd te mislukken, aangezien dit er vrijwel zeker toe leidt dat er geen kwalitatief goede regie gevoerd kan worden.
Selectiecriteria
Er is zijn 5 belangrijke selectiecriteria om een keuze de sourcing te maken. Het verdient aanbeveling om van tevoren eventuele wegingsfactoren helder te maken zodat dit gedurende het keuzeproces niet tot discussies leidt of tot frustraties na afloop van het proces. Transparantie is de sleutel in deze. Deze selectiecriteria betreffen toegevoegde waarde, servicestructuur, efficiency, uitblinken en wendbaarheid.
Toegevoegde waarde
Toegevoegde waarde heeft betrekking op de vraag of de te sourcen dienst een standaard dienst – commodity- is of bijdraagt aan het profiel waarmee de organisatie zich onderscheidt in de markt. Wanneer een dienst onderscheidend is, wordt het belang groter om dit onderscheidend vermogen in stand te houden of verder uit te bouwen. Dit kan het beste door zoveel mogelijk kennis en kunde in huis te houden. Het sourcen van deze dienst kan er toe leiden dat er kennis en kunde verloren gaat of bij een externe dienstverlener terecht komt. Indien belangrijke kennis en kunde bij een dienstverlener terecht komt kan dit tot een lock-in tot leiden. Bij standaard diensten zoals reken- en opslagcapaciteit of werkplekdiensten is dit risico vrijwel nihil. Hierbij is het van belang dat de dienst tegen een zo laag mogelijke prijs wordt geleverd. Er dient dan alleen op gelet te worden dat de inkoopkavels niet dusdanig groot zijn dat er een lock-in ontstaat.
Servicestructuur
De servicestructuur heeft binnen de IT betrekking op de wijze waarop interfaces tussen verschillende applicaties of platformen zijn gerealiseerd. Indien er sprake is van complexe koppelingen is het voor de regievoering van groot belang om de kennis hierover binnenshuis te houden. Indien de interfaces gestandaardiseerd zijn in bijvoorbeeld een generieke API’s dan kan sneller de keuze voor uitbesteding worden gemaakt omdat de koppelingen dan veelal vanuit de leverancier verzorgt kunnen worden. Om risico’s te beperken en toch te kunnen outsourcen is het van belang om koppelingen zoveel mogelijk te standaardiseren en onder architectuur opnieuw in te richten alvorens tot outsourcing over te gaan.
Efficiency
Op het moment dat er sprake is van een stabiele situatie wordt het van belang om de kosten beter te gaan beheersen en de dienstverlening te standaardiseren. Het outsourcen van de dienst is dan een ideale manier om de kosten te beheersen doordat iedere change bij een dienstverlener tot directe kostenstijging leidt. Dit dwingt to nadenken over de vraag of alles wel noodzakelijk is. Daarnaast kan een beheerpartij gestandaardiseerde processen efficiënter uitvoeren doordat zij hun personeel op meerdere klanten kan inzetten. Uit het bovenstaande mag duidelijk zijn dat in een omgeving met veel wijzigende requirements het outsourcen geen goed idee is, aangezien iedere change apart afgerekend wordt. Hierbij ontstaat tevens het risico dat de dienstverlener niet op het gewenste moment de juiste capaciteit kan inzetten doordat het personeel ook voor andere klanten wordt ingezet.
Uitblinken
Dit selectiecriterium is sterk gerelateerd aan de toegevoegde waarde analyse. Als de organisatie die outsourcing overweegt zelf uitblinkt in het leveren van de dienst dan betekent outsourcing dat men bereid moet zijn genoegen te nemen met een lager kwaliteit.
Als voor het leveren van de dienst geen hoogwaardige specialistische kennis nodig is of als deze kennis breed verkrijgbaar is in de markt, bijvoorbeeld beheer van generieke hardware, is het makkelijker om te sourcen dan in het geval er specialistische kennis nodig die schaars is in de markt, bijvoorbeeld Cobol-programmeurs.
Wendbaarheid
Bij wendbaarheid gaat het er om of er comparatieve voordelen te behalen zijn of dat er juist sprake is van een specialisten premie. Op het moment dat een dienstverlener de dienst tegen dezelfde of iets hogere kosten kan leveren waardoor kostbare capaciteit vrijmaakt kan worden voor belangrijkere of winstgevendere activiteiten. De organisatie kan in dit geval meer aandacht besteden aan de echt onderscheidende activiteiten. Dit verhoogt de wendbaarheid van de organisatie.
Op het moment dat er sprake is van een specialistenpremie is er geen sprake meer van een comparatief voordeel. In deze gevallen is het beter om de hogere prijs te betalen voor de beperkte tijd dat een specialist nodig is dan om er een specifieke dienst van te maken die ge-outsourced wordt. Denk hierbij aan de tijdelijke inzet van een Enterprise Architect in applicatie-rationalisatietraject of Due-Diligence adviseur in een fusie en overname traject.
Bezint eer gij begint
Uit het bovenstaande mag blijken dat sourcingbeslissingen niet eenvoudig zijn. Veel gouden bergen die door dienstverleners worden beloofd blijken in de praktijk slechts fata morgana ’s te zijn. Indien de juiste analyse en afwegingen worden gemaakt is outsourcing wel een begaanbare weg.
Wil je hier meer over weten, heb je hulp nodig bij het maken van de juiste afweging of wil je reageren? Gebruik dan de mogelijk van een ‘comment’. Ga je liever met me in gesprek? Je kunt me uitnodigen voor een kennismaking via mail of telefonisch.
