Christiaan Boiten

Christiaan Boiten

Inhoudelijk projectleider op het vakgebied van management accounting & control. Mobiel +31 (0)6 3882 7924

Finance 4 IT software: Activity Based management

Share on twitter
Share on linkedin

De Finance 4 IT applicatie ondersteunt de planning & controlprocessen van IT organisaties en andere organisaties die Activity Based Management toepassen.

  • De begroting van de organisatie op basis van kostenplaatsen en activiteiten. Zowel de inzet van personeel, de contracten en inkoopkosten als de investeringen en afschrijvingen
  • De maandrapportage van de organisatie op basis van formatie, uren en financiën worden vergeleken met de begroting en prognose.
  • De analyse van de data met behulp van een Power BI omgeving
  • De financiële prognose op basis van realisatie gegevens, waarbij toekomstige maanden vooraf ingevuld worden op basis van de begroting of de voorgaande prognose en gebruikers deze kunnen aanpassen op basis van actuele inzichten.

Deze applicatie is eenvoudig, onderhoudbaar en overzichtelijk. De applicatie is gebaseerd op Microsoft standaarden en bevat naast het bovengenoemde ook algemene functionaliteiten:

  • Microsoft Azure cloud platform
  • Web interface, waarbij Single Sign-on (SSO) mogelijk is
  • Multi user met gebruikers- en contentautorisatie
  • Multi currency met wisselkoersen
  • Stamdatabeheer én rapportage structuren
  • Verschillende scenario’s naast elkaar die makkelijk te kopiëren zijn
  • Standaard webrapporten en grafieken
  • Integratie met MS Excel en Power BI
Finance 4 IT – menu planning functies

Master data beheer

De basis dimensies voor de Finance 4 IT omgeving zijn:

  • Organisatie (bedrijven, kostenplaatsen)
  • Grootboek (rekeningen, verdichtingen)
  • Activiteiten (groepen, eigenaarschap, relatie Gartner domeinen en TBM domeinen). Activiteiten kunnen ook projecten of diensten zijn.
  • Functies
  • Klanten

Daarnaast is het mogelijk om per basisdimensie maximaal 3 verdichtingen én één of meerdere rapportage hiërarchieën te gebruiken.

Jaarplanning

De jaarplanning van een Activity Based IT organisatie draait om het plannen van de Diensten, Activiteiten (en eventueel Agile teams) en op basis daarvan plannen van de Afdelingsbudgetten.

Exploitatieplanning diensten en activiteiten

Het plannen van een activiteit of dienst bestaat uit een aantal onderdelen:

  • HR vraag: de benodigde resources per functie type, functie en leverende afdeling. Deze worden financieel gemaakt op basis van uurtarieven
  • Contracten en inkoop: de externe inkoop van diensten en middelen. Deze kan per leverancier en contract vastgelegd worden op basis van een volume en prijs.
  • Investeringen en afschrijving: de aanschaf en berekende afschrijving
  • Kostenallocatie vanuit andere activiteiten of diensten
Finance 4 IT – selectiescherm activiteiten begroting

Personeelsplanning kostenplaatsen

Nadat de activiteiten zijn gepland, kan de personeelsplanning per leverende afdeling worden bepaald. Hiervoor is een rapportage beschikbaar die inzicht geeft in de matching van personeelsvraag met het aanbod.

Per afdeling kan de formatie gepland worden die nodig is om aan de vraag vanuit activiteiten en diensten te voldoen. De formatie wordt vastgelegd per functie en functie type en op basis van bruto maandsalaris of inkooptarief wordt deze vervolgens doorgerekend naar de totale werkgeverslasten of inkoopkosten.

Daarnaast is het mogelijk om overige personele kosten vast te leggen en eventueel andere contracten en inkoopkosten die op de afdeling betrekking hebben.

Finance 4 IT planning overzicht van één afdeling

Toewijzen naar maanden

Het is mogelijk om de kosten op basis van een periode allocatie methode eenvoudig naar de maanden van het budgetjaar te verdelen.

Prognose

De prognose kan op twee manieren opgebouwd worden.

Allereerst kan voor de prognose de jaarplanning functionaliteit gebruikt worden. Hiermee zijn formatie (FTE), uren, contracten, investeringen en afschrijvingen in de prognose opgenomen. Het nadeel is dat dit een bewerkelijk proces kan worden, waarbij de gerealiseerde maanden in onvoldoende mate meegenomen worden in de prognose bepalen.

Daarom is er ook een aparte prognose module beschikbaar. De module maakt gebruikt van de gerealiseerde financiële gegevens die ook voor de maandrapportage worden ingelezen. Op basis van deze gegevens wordt een prognose opgebouwd die bestaat uit een aantal maanden realisatie data aangevuld met de ontbrekende maanden vanuit de begroting of vanuit een vorige prognose.

Managers en/of controllers kunnen vervolgens de prognose aanpassen doordat de prognose maanden nog gewijzigd kunnen worden.

Finance 4 IT invoerscherm prognose per activiteit

Dashboard

Alle gegevens vanuit de begroting en prognose scenario’s en ingelezen realisatie gegevens zijn ook beschikbaar in het dashboard.

Hierin worden de kerngetallen als tegels weergegeven. Cumulatieve resultaten (FTE, uren, financiën) worden in tabelvorm gepresenteerd en trends over de afgelopen 12 maanden in grafiekvorm.

Door op een tabel te klikken, kan de onderliggende detailrapportage worden geopend en via hyperlinks is het zelfs mogelijk om tot op transactieniveau inzicht te krijgen in de cijfers.

Finance 4 IT – dashboard

Rapportage

Bij de andere rapportages wordt onderscheid gemaakt tussen scenario rapportage en maandrapportage.

De scenario analyse is een rapportage die twee planning scenario’s vergelijkt. Dit kan zowel op basis van het grootboek voor alle organisatie onderdelen, als op basis van de activiteiten. Deze rapportage is zowel in het web als via een Excel export beschikbaar.

De maandrapportage is een rapportage van formatie, urenbesteding en financieel resultaat waarbij de cumulatieve cijfers en de cijfers op jaarbasis beschikbaar zijn. Hiervoor worden de realisatie gegevens geïmporteerd vanuit andere systemen en in een datamart opgeslagen. Deze rapportage is zowel in het web als via een Excel export beschikbaar.

Alle gegevens vanuit de Finance 4 IT oplossing zijn ook eenvoudig via self service software te rapporteren, zoals Power BI, Qlik of Tableau.

Finance 4 IT voorbeeld van maandrapportage (structuur)

Lees ook deze artikelen.