Uitdaging
De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht wil meer financiële grip op het laboratorium. Purple Bridge slaat de brug tussen onderwijs, wetenschap en bedrijfsvoering en adviseert om de sturingsmogelijkheden te verbeteren.
Op de faculteit investeert men veel in wetenschappelijke kennis. Dit betekent onder andere, dat er ‘state of the art’ labaratoriumfaciliteiten aan de studenten en wetenschappers ter beschikking worden gesteld in het GeoLab.
Er zijn onderzoeksopstellingen voor zowel het doen van standaard-analyses, maar ook voor nieuwe en innovatieve wetenschappelijke experimenten. Dit zijn kapitaalintensieve faciliteiten, die bovendien worden bediend en bijgestaan door laboratoriummedewerkers en wetenschappers met een hoog kennisniveau.
Vanuit de bedrijfsvoering gezien geeft dit een mooie
logistieke, inhoudelijke en financiële uitdaging. En juist op dit laatste vlak
heeft Purple Bridge de faculteit kunnen helpen.
Samen met de labmanagers hebben we twee paden bewandeld: Het eerste: we hebben een
eenvoudig, doch zeer effectief kostprijsmodel mogen ontworpen. En het tweede:
er is een kwaliteitsimpuls gedaan in de bedrijfsvoeringsprocessen.
Door inzicht in de inhoudelijke en technische processen ontstaat inzicht in het onderliggende ondersteunende proces. Daar waar de administratieve processen soms als lastig en als ballast worden ervaren hebben we hier de onder- en bovenstroom beter op elkaar laten aanhaken, waardoor er meer grip op de integrale aansturing wordt verkregen.
Aanpak en ontwerp
Purple Bridge heeft hier de eigen Purple Bridge aanpak kunnen toepassen.
We organiseren workshops, waarin we – juist samen met de laboratoriummedewerkers, dé inhoudelijke experts –met elkaar inzicht krijgen in de processen. Van intake naar opdracht, van opdracht naar feitelijke analyse, van het volgen van de monsterlogistiek tot uiteindelijk facturatie en verwerking in de financiële systemen.
Per procesonderdeel krijgen we hierbij ook inzicht in de onderliggende datastromen.
Dit resulteert in een duidelijke structuur van de opzet en werking van het lab, maar tevens verbindt het ook de wetenschappelijke professionals met de bedrijfsvoeringsprofessionals. We bouwen bruggen, die noodzakelijk zijn voor goede interactie.
De uitkomsten van proces en data gebruiken we weer in de vertaalslag naar de opzet van een kostprijsmodel. Om een kostprijsmodel te kunnen ontwerpen en bouwen zijn betrouwbare operationele gegevens nodig om de inzet van mensen en middelen goed aan de producten te kunnen toerekenen. Het gaat er dan om dat gegevens in de verschillende systemen op basis van dezelfde definities zijn vastgelegd en op basis van sleutelvelden aan elkaar te koppelen zijn.
Kostprijshuis
Het ontworpen model bij het GeoLab hebben we het ‘kostprijshuis’ genoemd, aangezien een duidelijk gelaagdheid – zoals de verdiepingen van het laboratorium – kunnen worden aangebracht. We hebben gekozen voor een klassieke ‘pull’ benadering. Uitgangpunt is de uiteindelijke dienstverlening en/of productencatalogus. De kosten, de drivers en volumes worden in beeld gebracht en deze variabelen worden vanuit een logische afhankelijkheid aan elkaar gekoppeld.
Uiteindelijk wordt er een kostprijs per product verkregen. Door ook in de tussenlagen kenmerken van de voor het wetenschappelijk onderwijs zo relevante financieringsvorm (geldstroom) vast te leggen kan deze productprijs uiteindelijk voor zowel interne doorbelasting, externe doorbelasting maar ook voor projectdoorbelasting uitermate goed worden gebruikt.
Het inzicht in de kostprijsopbouw, de prijsstelling en de logische structurering van de complexe analyseomgevingen leidt tot enerzijds een goede dialoog tussen de bedrijfsvoering en de wetenschap. De vragen: ‘Wat kost het lab eigenlijk?’, ‘Wat kost mijn analyse eigenlijk?’ kunnen veel beter worden onderbouwd. Anderzijds geeft het voor de financiële sturing en voor de financiële grip een enorm transparant beeld.
Side benefits
Dit project heeft daarbij ook nog een aantal mooie extra voordelen opgeleverd.
Door parallel aan dit traject de administratieve inrichting verder te verfijnen naar lab-units in combinatie met het verkregen inzicht per analyse-opstelling, werd het ook beter mogelijk om per lab-unit te kunnen begroten.
Het heeft er ook toe geleid, dat het inkoopproces scherper kan worden aangestuurd en (administratief) worden afgewikkeld.
De in het model berekende kostprijzen per product/analyse worden gebruikt als basis voor tariefstelling in het Geo-LIMS (Lab Informatie Management Systeem). In dit systeem worden de monsters en de analyses ‘gevolgd’ en de financiële doorbelasting (facturatie) gevoed.
Conclusie
Kortom:
Het inzicht in de producten, processen, volumes en de onderlinge samenhang levert inzicht in de integrale kostprijs.
Dit kostprijsinzicht helpt om meer (financiële) grip en sturingsmogelijkheden te krijgen! En bovendien om beter te kunnen verantwoorden naar de wetenschap en de afnemers van de dienstverlening.
