De keuze voor een nieuw softwarepakket voor een belangrijk proces is meestal niet van vandaag op morgen gemaakt. Dat geldt voor de ondersteuning van het primaire proces, maar ook zeker voor de ondersteunende processen.
Als een organisatie deze keuze écht goed wil maken, begint het bij het vormen van gedegen visie over de inrichting van het applicatielandschap. En -misschien nog wel belangrijker – het begint bij de keuzes over data-architectuur. Om de organisatie te kunnen besturen, is immers betrouwbare informatie nodig. En daarvoor is kwalitatief goede data cruciaal. Hoe gestructureerder die in de diverse primaire en ondersteunende processen wordt vastgelegd, hoe sneller (en vaak: beter) ze bruikbaar zijn.
In de praktijk is er niet altijd sprake is van een scherp geformuleerde visie. Ook worden organisaties geconfronteerd met ‘erfenissen’ uit het verleden. Dit kan komen omdat er onvoldoende budgetten beschikbaar waren, of omdat er onvoldoende expertise was om de juiste keuze te maken.
Als de keuze voor de software eenmaal is gemaakt, volgt de inrichting of implementatie van de toepassing. Maar wat is ervoor nodig om zo’n implementatie tot een succes te maken?
Een goede implementatie is een motor om gedegen verandering te realiseren. Dit artikel beschrijft een vijftal punten, die als randvoorwaarde voor een succesvol project gezien kunnen worden.
Overzicht en planningen
Juist in een stoom-en-kokend-water context of bij het ontbreken van gedegen visie, is het van belang dat een projectleider juist wél visie heeft. Maar dan gericht op het welslagen van het project.
Een goede projectleider weet waar hij/zij mee bezig is en zet de lijnen uit. Of het nu een watervalproject betreft of project met agile aanpak, de projectleider heeft het overzicht. De projectleider kent de afhankelijkheden en de volgordelijkheden. De kunst is om dat inzichtelijk te maken en te delen met opdrachtgever en het team.
Een gedegen planning in de tijd helpt hier zeker ook bij. Voor de lange termijnplanning en de grote lijnen worden de epics in beeld gebracht, voor de korte termijn de stories en de werkpakketten, geprioriteerd op basis van de waarde voor de organisatie.
Hierbij geldt: dit is overzicht creëren.
Een goed team
Voordehand liggend wellicht, maar een gemotiveerd team is cruciaal. Verschillende mensen, verschillende rollen, maar wel met de neuzen dezelfde kant op. Projectleden zijn de ambassadeurs van een project. Heel belangrijk, dat zij voldoende tijd beschikbaar krijgen om hun projectrol te vervullen. Zij kennen de organisatie, zij kennen de processen en de cultuur van de organisatie, zij kennen de valkuilen van de organisatie.
Zorg ervoor dat er vertrouwen en transparantie in het projectteam is, zodat knelpunten snel in beeld zijn en besproken worden.
In een volwassen organisatie is de projectgovernance geen discussie. Dus het instellen van een Stuurgroep en een projectteam geeft body aan de ingezette verandering, zelfs in een organisatie waarbij governance nog minder intensief is ingericht.
Betrek de gebruiker
Alhoewel projectgovernance echt belangrijk is, want daarmee is ook de gebruikersgroep vertegenwoordigd, blijkt maar al te vaak dat de échte gebruiker pas aan bod komt, als de applicatie al volledig draait. Zorg er dus voor, dat je interactie vanuit het projectteam mede gericht is op die eindgebruiker. Betrek die er tijdig bij. Scope van het project, goedkeuren van de keuzes, testen, feedbacksessies, acceptatietest etc., je kunt eigenlijk niet genoeg doen aan die betrokkenheid. Daarmee zul je de acceptatietijd van het nieuwe product aanzienlijk gaan verkorten en scheelt een hoop ‘damage control’ na de implementatiefase.
Ken de processen
Een projectleider met kennis van de inhoud helpt. En weet wáárom software wordt ingezet. Ken de processen die worden ondersteund. En kennis over het snijvlak naar andere processen en systemen is zeer belangrijk.
Deze kennis is direct toepasbaar, helpt om het projectteam goed aan het werk te zetten en helpt om de stakeholders te voorzien van inhoud, maar ook om kritische vragen te stellen en beantwoord te krijgen.
Een inhoudelijk projectleider vaart op het kompas van zijn kennis en ervaring. Een zuiver procesmatige projectleider zal een zware dobber krijgen om het project tot een goed einde te brengen.
Data-integratie
Naast inhoud is het belangrijk om sterk bewust te zijn van data-integratie. Vaak is dit voor een inhoudsdeskundige niet direct een aandachtsgebied, vaak te technisch van aard.
Goede uitwisseling van data tussen bestaande systemen is al vaak een uitdaging, laat staan om dat in te richten en aan te passen voor een nieuwe applicatie.
Door tijdig aandacht te hebben voor dit aspect, tijdig de technische en functionele professionals bij elkaar te brengen en de acties in beeld te brengen, wordt een vertraging voorkomen.
Een goede inhoudelijk projectleider is de Haarlemmerolie voor het projectsucces. Eentje die structuur aanbrengt, die kennis heeft van de data en de processen, maar vooral ook weet bruggen te slaan. Bruggen slaan tussen de disciplines binnen en buiten de organisatie. Contact maken met het team om de synergie te ontwikkelen, hiermee worden mensen in hun kracht gezet.
Zomaar een aantal elementen, waarmee een implementatie succesvol kan worden uitgevoerd.
Graag praten we met je door over dit thema. Neem dan gerust contact met ons op!
