IT-organisaties hebben een eigen dynamiek en complexiteit. Voor een controller is het is al niet altijd eenvoudig om goed te adviseren, laat staan dat een manager op basis van die input het juiste besluit kan nemen. Goede kennis van de organisatie, haar diensten en activiteiten is een eerste noodzakelijke voorwaarde. De tweede noodzakelijke voorwaarde is het antwoord op de vraag hoe de aanwezige productiemiddelen – contracten en personele inzet – aan deze diensten en activiteiten bijdragen. Hoe wordt deze kennis verworven en, nog belangrijker, hoe wordt deze kennis gebruikt om de goede besluiten te nemen?
Zero Service Based Budgeting levert een grote bijdrage aan de opbouw van de benodigde kennis, omdat het de business controller samen met de verantwoordelijk manager dwingt de opbouw van activiteiten en diensten te analyseren.
In dit artikel is een drietal voorbeelden uitgewerkt hoe het opbouwen van kennis leidt tot meer inzicht en betere besturing van de IT-organisatie.
Beïnvloedbare storage volumes
De volume metingen op het storage platform laten zien dat wanneer geen actie wordt ondernomen de hoeveelheid gebruikte hoeveelheid terabytes storage met zo’n 30% per jaar stijgt. De groei van de storage heeft een aantal mogelijke oorzaken:
Autonome groei: De hoeveelheid storage stijgt omdat er simpelweg een jaar data bij komt of dat er nieuwe gebruikers, producten of klanten bijkomen waar data van is vastgelegd.
Bewaren van oude productiedata: Het gebruik van storage neemt onnodig toe als verouderde gegevens niet worden verwijderd. Denk aan oude klantdata, historische jaardata die niet of nauwelijks meer worden opgevraagd.
Opruimen van test- en ontwikkeldatabases: Het komt regelmatig voor dat grote hoeveelheden data die worden gebruikt voor ontwikkel- en testomgevingen niet worden opgeruimd na afsluiting van een project. Ditzelfde geldt overigens ook voor hardware en database licenties.
Van de genoemde oorzaken leiden er twee tot onnodige kosten. Om onnodige kostenstijgingen te voorkomen helpt goed inzicht de opbouw en het gedrag van applicaties. Hierdoor hoeft de contractmanager minder storagecapaciteit in te kopen, houdt de manager budget voor andere prioriteiten en zien klanten een beheerste kostenontwikkeling.
Passende beheercontracten
Agile is de nieuwe manier van werken binnen veel IT-organisaties. Steeds meer organisaties maken de overgang naar DevOps, waarbij applicatieontwikkeling en -beheer door hetzelfde team worden uitgevoerd. Een goed functionerend DevOps team kan het traditionele beheer overbodig maken.
Echter, er zijn situaties waarbij de overgang naar DevOps-teams geen verstandige keuze is. Als er nog lang doorlopende beheercontracten zijn dan is er sprake van dubbele beheerkosten omdat de DevOps-teams en het beheerteam dezelfde taken uitvoeren. Aan de andere kant, als het beheercontract kan worden beëindigd, dan levert de overgang naar DevOps-teams een aanzienlijke besparing op. Inzicht en kennis van de inhoud van de contracten leidt ertoe dat het juiste besluit kan worden genomen.
Schijnbesparingen
Een applicatie is veelal opgebouwd uit een aantal verschillende componenten. Medewerkers en contracten die deel zijn van deze componenten worden soms ook ingezet ten behoeve van andere diensten of componenten. Het uitzetten van een enkele applicatie leidt er in dit geval dus niet automatisch toe dat alle kosten die aan de applicatie gerelateerd zijn bespaard kunnen worden. Het juiste inzicht voorkomt dat men zich in business cases rijk rekent met besparingen die niet gerealiseerd kunnen worden.
Een bekend voorbeeld hiervan is het verwijderen van een applicatie van een mainframe of grote Unix machine die eigendom is van de IT-organisatie. Op deze machines draaien veelal meerdere databases en/of applicaties. Indien hier één applicatie van wordt verwijderd zullen de kosten van de machine niet of maar beperkt dalen en zullen de achtergebleven applicaties/databases alleen maar duurder worden.
Dit zijn een aantal praktische voorbeelden hoe meer kennis van de IT-organisatie en de kostenstructuren daarbinnen helpen met inzicht te sturen met kennis opgebouwd met Zero Service Based Budgetteren.
Mocht je op basis van deze blog van gedachten willen wisselen met één van onze consultants, neem dan gerust contact op met de auteur van dit artikel.
