Hoe haal je maximale meerwaarde uit een investering in een kostprijsmodel? In een serie van drie artikelen worden 10 argumenten uitgewerkt op basis waarvan elke zorginstelling kan besluiten te investeren in een kostprijsmodel.
De financiering van de zorg is in de afgelopen jaren drastisch gewijzigd. De introductie van prestatiebekostiging (WLZ), de invoering en uitbreiding van de WMO en de Jeugdwet zorgen voor een gewijzigd speelveld. De opkomst van trajectfinanciering leidt ertoe dat zorginstellingen hun diensten in een andere vorm moten aanbieden.
Dit noodzaakt zorginstellingen om inzicht te verkrijgen in de kostprijzen en rendementen van hun dienstverlening. Dit inzicht is nodig om voorbereid te zijn op aanbestedingen. Daarnaast zijn kostprijzen van belang voor zorgbestuurders en beleidsmakers voor het maken van productportfoliokeuzes en locatiebeleid.
In de twee voorgaande blogs over dit onderwerp zijn zes redenen om te investeren uitgewerkt. Maar er zijn meer goede redenen om te investeren in een kostprijsmodel:
Katalysator voor verbeteren datakwaliteit
Het investeren in de ontwikkeling van een goed kostprijsmodel dient als katalysator voor verbetering van de datakwaliteit van de primaire registratieprocessen in de verschillende bronsystemen. Dit gaat zowel om de kwaliteit van de transactiegegevens als ook de kwaliteit van de stamgegevens.
Om een kostprijsmodel te kunnen doorrekenen zijn betrouwbare operationele gegevens nodig om de inzet van mensen en middelen goed aan de producten te kunnen toerekenen. Het gaat er dan om dat gegevens in de verschillende systemen op basis van dezelfde definities zijn vastgelegd en op basis van sleutelvelden aan elkaar te koppelen zijn.
In de praktijk blijkt dat veel zorginstellingen hun registratie nog te zeer te beperken door wat vanuit externe financiering of toezichthouders is vereist. Ook wordt er met verschillende systemen gewerkt die niet optimaal op elkaar aansluiten. Hierdoor is het niet altijd eenvoudig om de verschillende datasets aan elkaar te koppelen. Het is bijvoorbeeld moeilijk om een sluitende registratie van alle behandelinzet te krijgen, of een compleet inzicht in de feitelijke dagbesteding van intramurale cliënten, of het blijkt dat er rondom het beheer van faciliteiten geen systematische vastlegging van tactische en operationele gegevens plaatsvindt.
Het kostprijsmodel kan goed fungeren als katalysator om deze nuttige informatie structureel in te richten in de bestaande registratieprocessen van de organisatie.
Beheersbaar proces
Veel organisaties beheren hun bestaande kostprijsmodellen, deelmodellen, scenarioanalyses en simulaties met behulp van Excel. De ontwikkeling en het beheer van dit soort modellen is vaak lastig te beheersen en vaak komen fouten in deze deelmodellen te laat aan het licht.
Het investeren in een integraal model zorgt ervoor dat er tijd en energie in de beheersing en het beheer van modellen gestoken wordt.
Het gebruik van betrouwbare cost management software is een voorwaarde om tot een beheersbaar proces te komen. Met behulp van deze software zijn een groot aantal standaard kwaliteitscontroles op de verwerking van de data in te richten. Ook zorgt het gebruik van geschikte software ervoor dat er geen functionaliteit in Excel wordt ontwikkeld die niet beheersbaar is en niet onderhouden kan worden.
Door het ontwikkelen van kostprijsmodellen meer te gaan zien als een vorm van softwareontwikkeling, ontstaat er ruimte om op een beheerste manier vorm te geven aan analyse, ontwikkeling, validatie, acceptatie en het beheer van kostprijsmodellen.
Pareto
De laatste reden is eigenlijk geen reden, maar een advies bij het ontwerpen en implementeren van modellen. Er zijn in de loop der jaren veel modellen ontwikkeld die een stille dood zijn gestorven doordat de betrokkenen zichzelf geen beperkingen oplegden. Dit is het grootste risico voor modelontwikkeling.
Het Duitse spreekwoord ‘In der Beschränkung zeigt sich der Meister’ doet hier opgeld.
In de praktijk werkt het goed om vanuit het Pareto principe te werken, waarbij 80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken. Het is dus de kunst om hoofd- en bijzaken te onderscheiden en modellen niet nodeloos complex te maken met allerlei variabelen die wel relevant zijn, maar geen doorslaggevende impact hebben.
Afronding
In drie artikelen heb ik negen redenen gegeven die je kunnen helpen om de investeringskeuze voor een kostprijsmodel te maken. Het maken van een dergelijke keuze is niet eenvoudig omdat de opbrengst van de informatie voor de besturing van de organisatie lastig te bepalen is. Wat is bijvoorbeeld de waarde van de beperking van de financiële risico’s als gevolg van goede kennis en begrip van de kosten en opbrengsten van de eigen dienstverlening?
Tot slot wil ik graag nog twee vragen bij je neerleggen.
- Welke van de 9 redenen is voor jou doorslaggevend?
- Wat zou de tiende reden zijn die nog moet worden toegevoegd?
Mocht je op basis van deze blog van gedachten willen wisselen met één van onze consultants, neem dan gerust contact op met de auteur van dit artikel.
