Eind vorig jaar schreef ik een stukje naar aanleiding van een BI selectietraject bij een grote zorginstelling in de Randstad. Gezien het grote aantal reacties dat ik hierop kreeg, deel ik graag mijn ideeën over het vormgeven van een BI selectie in deze bijzondere tijden van de coronacrisis.
Een BI selectie lijkt in zekere zin wel op het kopen van een huis. Het is een grote beslissing, waarbij je misschien niet alle aspecten direct overziet. En gezien het karakter van de investering zit je er aan vast voor minimaal de komende 5 jaar. En je hebt te maken met de behoeften en wensen van je huisgenoten of gezinsleden die allemaal hun eigen ideeën hebben.
Nu kijk ik zelf de afgelopen week wat vaker naar het engelse ‘Droomhuis op het platteland’ op televisie. Een aanrader als je even niet kunt reizen en toch wilt genieten van bijzondere plekken op het engelse platteland. En zo af en toe komt er ook een ander programma langs, namelijk ‘kopen zonder kijken’. Twee verschillende televisieformats om het selectieproces bij het kopen van een huis te doorlopen. En geloof het of niet, maar ze bevatten goede ingrediënten voor het selecteren van een nieuwe BI oplossing voor jouw organisatie!
- De betrokkenen
Elke aflevering van ‘Droomhuis op het platteland’ begint met de introductie van de mensen die op zoek zijn naar een nieuw huis. De ene keer ontmoet je een stel met jonge kinderen, de volgende keer een vrouw met haar zus die helpt zoeken of een stel op leeftijd. Allemaal hebben ze andere behoeften en zijn ze op zoek naar een huis met andere eigenschappen én met een heel verschillend budget.
Als je bezig gaat met een BI selectietraject is het belangrijk om te bepalen welke mensen (of rollen) betrokken moeten zijn bij de selectie. De ervaring leert dat de business hele andere ‘woon’-wensen heeft dan de stafafdeling. Door tijdig in het proces vanuit de verschillende betrokkenen een selecte groep van 8 tot12 mensen samen te stellen die de eisen en wensen gaat benoemen, wordt voorkomen dat de oplossing geschikt is voor de stafafdeling, maar niet voor de business.
2. De behoeften
Zodra de mensen in een aflevering van ‘Droomhuis op het platteland’ zijn gepresenteerd, wordt hen gevraagd naar hun woonwensen. Wat zijn de harde eisen en wat zijn wensen, waarop men eventueel ook concessies wil doen.
Bij een BI selectietraject werkt het niet veel anders. De groep van 8 tot 12 mensen die de verschillende belangen vertegenwoordigen is hierbij aan zet. Zij moeten zowel functioneel als technisch verwoorden welke behoeften er zijn ten aanzien van de processen waarin informatie vanuit de BI oplossing zal worden gebruikt. Daarbij is in een BI traject ook belangrijk dat ze data inhoudelijk bespreken, welke informatie (KPI’s, indicatoren, dimensies) er gewenst is en uit welke bronsystemen de data moet worden ontsloten.
Het bepalen van wensen en eisen is meestal een creatief proces waarbij de deelnemers hun ideeën in een beperkt aantal werksessies delen en opschrijven. Zolang de coronabeperkingen gelden, is het goed te doen om dit soort sessies via beeldbellen te doen, waarbij iemand alle informatie vastlegt op een soort whiteboard.
3. De adviseur
Zodra de behoeften en het budget bekend zijn, kan de aankoopmakelaar aan de slag in ‘Droomhuis op het platteland’. Hij zoekt op basis van de randvoorwaarden drie geschikte panden uit.
Hier zie je voor het eerst expliciet de rol van de adviseur in het proces. Uiteraard was deze al bezig in de eerste twee stappen, maar nu wordt deze adviseursrol echt duidelijk.
Ook bij een BI selectietraject is het verstandig om een ‘aankoopmakelaar’ in te schakelen. Iemand die de markt kent en goed weet met welke oplossingen de behoeften van de klant het beste ingevuld kunnen worden.
Bij een BI selectietraject is het bijvoorbeeld belangrijk om te kijken of jouw business uniek is, of dat er feitelijk veel soortgelijke organisaties met vergelijkbare bedrijfsprocessen en informatiebehoeften. Dit bepaalt sterk of er gezocht moet worden naar een ‘standaard’ oplossing of naar een leverancier die met standaard BI elementen een maatwerk oplossing realiseert. Ook is het van belang om te weten welke plek de BI oplossing moet innemen ter ondersteuning van de processen rondom besturing en verantwoording. En uiteraard kent elke organisatie zijn voorkeuren qua platformen en techniek. Op basis van dit soort informatie kan de adviseur aan de slag om een eerste selectie te maken van leveranciers en producten die geschikt zijn voor de organisatie.
4. Inspiratie
In ‘Droomhuis op het platteland’ en vergelijkbare programma’s blijkt vaak dat onze echte behoefte niet alleen ontspringen uit wat we wensen of denken nodig te hebben, maar ook vanuit het aanbod en de verschillende mogelijkheden die we zien tijdens een eerste ronde huizen kijken.
Dit principe is voor BI selectie niet wezenlijk anders. Daarom is het verstandig om een eerste kennismakingsronde te organiseren met leveranciers en producten die zich kwalificeren op basis van de eerste inventarisatie van behoeften en budget. Tijdens deze ronde staat niet alleen het product centraal, maar ook de visie van een leverancier op de plek van BI ter ondersteuning van bestuurlijke processen, de technologische visie en ontwikkeling die een leverancier ziet en de manier waarop een leverancier productontwikkeling en beheer heeft vormgegeven.
In deze informatieronde ontstaat vaak ook een duidelijk beeld over de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de verschillende manieren hoe betrokkenen hier tegen aan kijken. Lastiger is het om inzicht te krijgen in de technologische kant van de oplossing. Wil je hier inzicht in krijgen dan moet je dat vragen. Aangezien bij een BI oplossing ongeveer 20% van de oplossing zichtbaar is voor eindgebruikers en 80% niet, is het belangrijk om ook inzicht te krijgen in de manier waarop data wordt ontsloten, opgeslagen, bewerkt en in informatie wordt omgezet.
Deze informatie- en inspiratieronde leent zich erg goed voor een online presentatie van maximaal anderhalf uur via beeldbellen. De adviseur zal goed moeten regisseren dat alle betrokkenen hun vragen voorbereiden en dat er tijdens de sessie ruimte is om de vragen in te brengen. De interactie verloopt wellicht iets formeler dan in een zaaltje rondom een tafel, maar is goed te volgen met als voordeel dat iedereen het scherm vlijmscherp kan zien.
5. Transpiratie
Na de kijkronde waarin veel inspiratie is opgedaan, volgt eigenlijk altijd een transpiratieronde. In ‘Droomhuis op het platteland’ moeten deelnemers bepalen of ze een bod gaan uitbrengen of niet. Meestal doen ze dat niet direct, maar plannen ze eerst nog een tweede bezichtiging, laten een aankoopkeuring uitvoeren en zetten ze alle voor- en nadelen eerst nog een keer op een rij. Daarna kan de koopovereenkomst opgesteld worden om tot aankoop over te gaan.
Bij de selectie van een BI oplossing is de laatste fase meestal ook de taaiste fase. Vergelijk het (wederom) met het kopen van een huis, waarbij je ook direct een stevige verbouwing gaat doen om alles aan jouw wensen te laten voldoen en waarbij je het hele huis door een goede interieurstylist voor je laat inrichten.
Voordat de handtekening onder de koopovereenkomst gezet wordt, is het daarom belangrijk om te weten wat er allemaal moet gebeuren om de oplossing passend te maken aan de behoeften van de organisatie. Het gedegen beschrijven van de inrichtingswensen, prioriteren en het duidelijk vastleggen wat er contractueel binnen de scope van de opdracht valt en wat niet, is een belangrijke randvoorwaarde om te voorkomen dat er een open rekening ontstaat, die niet meer te beheersen is.
In deze fase kan het ook nodig zijn om ook een technische aankoopkeuring te doen. Is de BI oplossing technisch opgezet conform moderne architectuurprincipes of zijn er verborgen gebreken die later voor veel onderhoud kunnen gaan zorgen? Met een goede technische keuring worden verassingen achteraf voorkomen.
Veel papierwerk om de offertedocumenten uit te werken kan in deze tijden prima vanuit huis geschreven worden. Maar het is in deze fase van het proces ook wenselijk om de beoogde leverancier fysiek te ontmoeten en goed kennis te maken. Uiteindelijk is het aanschaffen van software veel meer dan een eenmalige transactie. Er ontstaat een klant-leverancier relatie waarbij er voldoende vertrouwen moet zijn dat de leverancier zowel op de korte termijn als de middellange termijn de belangen van de klant goed gaat behartigen.
Afrondend
Geïnspireerd op het programma ‘Droomhuis op het platteland’, blijkt dat men gedurende de coronacrisis een beoogde BI selectie gewoon door kan laten gaan, waarbij er met de vijf benoemde punten rekening gehouden moet worden:
- De diversiteit van de betrokkenen
- De functionele, technische én data inhoudelijke behoeften
- Een ervaren adviseur om het proces te begeleiden
- Een (online) inspiratieronde langs passende oplossingen
- Een gedegen inkoopproces voordat de koop definitief gemaakt wordt.
Blijft er één vraag over: waarom moet je een BI selectie niet aanpakken op basis van het script van ‘kopen zonder kijken’? Dat is een mooie vraag om naar aanleiding van dit artikel zelf nog wat over door te filosoferen!
Mocht je ondertussen behoefte hebben om eens verder te praten over de aanpak van een BI selectieproces, neem dan gerust contact op met de auteur van dit artikel.
