Technology Business Management
Inleiding
Voor bestuurders en financials is de ontwikkeling van de IT-kosten regelmatig een hoofdpijndossier. Welke kosten horen bij welke dienst of product? Hoe krijgt de IT afdeling inzicht in kosten van haar eigen diensten en processen? Wat is de business waarde van deze IT dienstverlening voor de klant/gebruiker?
Een goed en gestructureerd model helpt om dit inzicht te krijgen. Het Technology Business Management (TBM) model helpt bestuurders en controller inzicht te krijgen in de IT kosten. Dit zowel vanuit het perspectief van de financiële afdeling, als de IT afdeling en de business.
Dit artikel laat zien waar TBM vandaan komt en hoe het kan helpen de bestuurbaarheid van de IT afdeling te vergroten en communicatie tussen IT, Finance en Business te verbeteren
Herkomst TBM
In 2007 ontwikkelde Sunny Gupta (oprichter van Apptio) een Software as a Service (SaaS)-oplossing om IT kosten eenvoudiger te modelleren op basis van een aantal standaard afspraken (Taxonomie). Doordat alle organisaties dezelfde hoofdstructuur moeten gebruiken, kunnen zij de uitkomsten van het model (anoniem)benchmarken met andere gebruikers van de tool. Hier tegenover staat wel dat de flexibiliteit van het model afneemt.
In 2012 zette Apptio de TBM council op van waaruit de taxonomie van het TBM werd gepromoot en verder ontwikkeld. Naast het ontwikkelen van kennis wordt de TBM council door Apptio slim gebruikt als marketing instrument. Hoe dan ook TBM begint een begrip te worden en het is goed hier kennis van te nemen.
Eind 2018 is Apptio voor 1,9 miljard euro overgenomen door Vista Equity Partners een private equity partij die zich richt op het ontwikkelen van technologie platforms.
Wat is TBM nu precies?
In TBM worden kosten IT opgebouwd en gealloceerd vanaf het grootboek tot aan business units of Business processen. Het basisprincipe van TBM is transparantie van kosten, volumes en consumptie van IT-middelen. In feite is het een soort Activity Based Costing model zoals figuur 1 laat zien. Naarmate de kosten en volumes door het model lopen verandert het perspectief. In de onderste lagen van het model staat kostentransparantie centraal, de middelste lagen in het model staat de transparantie van IT activiteiten en diensten centraal. In de bovenste lagen van het model staat de transparantie van business(processen) centraal.
Figuur 1: Basisopbouw Technology Business Management model ©TBM Council
Figuur 2 geeft iets meer detail hoe de verschillende lagen er uit zien. In 4 stappen worden de kosten door het model geleid.
Stap 1: Cost Pools
Startpunt is de financiële administratie. Financiële gegevens worden verzameld op een geaggregeerd grootboekrekening niveau. TBM noemt dit Cost Pools. In de Cost Pool interne arbeid worden alle kosten gerelateerd aan het eigen personeel verzameld. Denk hierbij aan salarissen, sociale lasten, reiskosten woon-werkverkeer, etc.
Stap 2: IT Towers
Vanuit de Cost Pools worden kosten gealloceerd naar IT Towers. IT Towers zijn logische activiteiten, processen of producten die een samenhangend geheel vormen in de IT organisatie. Hierdoor ontstaat al een eerste kostentransparantie doordat kosten aan volumes gerelateerd kunnen worden. De totale kosten van dataopslag (storage) worden bijvoorbeeld al zichtbaar en zijn te relateren aan verbruikte volumes zodat de kostprijs per Terabyte berekend kan worden. Ook kunnen de interne arbeidskosten op basis van geschreven uren worden toegewezen aan de verschillende IT Towers. In financiële termen is een IT Tower niet meer dan een kostendrager.
Figuur 2: Detailopbouw Technology Business Management model ©TBM Council
Stap 3: Producten en diensten
In deze stap worden de diensten zichtbaar zoals de business deze herkent. Dit kan bijvoorbeeld een specifieke businessapplicatie zijn. Deze diensten worden opgebouwd vanuit de IT Towers. Infrastructure Services worden bijvoorbeeld opgebouwd uit de IT Towers Data Center, Compute, Network en Storage. Binnen deze laag is het mogelijk om specifieke detaillering aan te brengen zodat er gestuurd kan worden op specifieke kosten of volumes. Denk hierbij aan het apart inzichtelijk maken van de kostenverschillen tussen SQL en Oracle-databases. Een slimme opbouw van deze laag maakt het mogelijk om integrale applicatiekosten zichtbaar te maken. Dit gaat echter niet vanzelf omdat applicatie gerelateerde kosten binnen verschillende diensten worden verantwoord. Het inrichten van deze laag vereist dan ook grondige kennis van zowel de IT organisatie als de financiële administratie om de juiste afweging te maken tussen gewenst detailniveau en de investeringen die nodig zijn om dit te realiseren. De hulp van een goede sparringpartner is hiervoor onontbeerlijk.
Stap 4: Consumptie en bedrijfsprocessen
In de laatste laag wordt de relatie met de business gelegd. Dit gaat op twee manieren. De eerste is op basis van consumptie: Hoeveel maakt de business gebruik van de IT diensten. Op basis hiervan kan de Bill-of-IT worden opgesteld. Voor de business wordt inzichtelijk gemaakt hoeveel gebruik zij maakt van rekencapaciteit inclusief de kosten per eenheid rekencapaciteit of hoeveel licenties zij van een bepaald product afneemt. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de nodige gebruiksgegevens goed worden vastgelegd. Vaak zien wij dat dit niet het geval is en dat hier veel aandacht en zorg voor nodig is. De tweede doorsnee betreft de businessprocessen. Dit laat zien hoe de businessprocessen (bijvoorbeeld Purchase 2 Pay) gebruik maken van de IT Towers. Indien voor het business proces ook een kostenmodel is ontwikkeld kunnen op deze manier de integrale kosten van het gehele proces inzichtelijk worden gemaakt. Dit geeft de business veel meer inzicht om te kunnen sturen. Dit is echter nog wel één van de zwakheden van het TBM model. Het TBM model is IT georiënteerd en dan ook niet geschikt om niet-IT kosten aan de processen te kunnen toevoegen.
Samenvattend
Het TBM model is een goede manier om structuren en relaties binnen de IT organisatie zichtbaar te maken. Door het goed vastleggen van de taxonomie geeft TBM stevige handvatten voor het goed opbouwen van transparant kostenmodel. Het inzicht in kosten en volume geven bestuurders en controllers meer mogelijkheden om de IT organisatie efficiënt te besturen. Echter, aan deze transparantie hangt een prijskaartje en het is altijd maar weer de vraag of het toegenomen inzicht opweegt tegen de additionele kosten die gemaakt moeten worden om het model te vullen. Grootte van de organisatie en kwaliteit van de bronsystemen zoals het ERP systeem en CMDB, spelen hierbij een belangrijke rol.
Zelf bouwde ik in 2007 mijn eerste IT kostenmodel. Dit model was gebaseerd op de combinatie van benchmarkmodellen van Gartner, Metri en Mckinsey met praktijkinzichten opgedaan vanuit grote besparingstrajecten bij een groot energiebedrijf in het zuiden van het land. Vanuit die praktijk heb ik ervaren dat “one size fits all” niet bestaat en het belangrijk is te bepalen welk model het beste bij de organisatie past.
Hoe dan ook is het principe van een gezamenlijke taxonomie zoals TBM van meerwaarde is voor organisaties. Al is dit alleen maar vanwege de directe feedback van benchmarking. Purple Bridge helpt u bij het maken van de keuze van het juiste model op basis van gedegen ervaring met IT kostentransparantiemodellen.
In een volgend artikel zal ik nader ingaan op het gebruik van TBM in CostPerform om te laten zien dat indien er voor TBM gekozen wordt, niet onmiddellijk voor Apptio gekozen hoeft te worden.
